Time to Hire: Definition, Berechnung und Optimierung im Recruiting

André Wolpers

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Wie schnell ein Unternehmen einstellt, verrät mehr über die Qualität seines Recruitings als jede andere Kennzahl.

Die Time to Hire misst, wie effektiv und bewerberfreundlich der Auswahlprozess wirklich ist.

Sie zeigt, ob Fachbereiche, HR und Prozesse reibungslos zusammenarbeiten – oder ob unnötige Wartezeiten Top-Kandidaten kosten.

In diesem Leitfaden erfährst du,

• wie die Time to Hire definiert und berechnet wird,
• welche Prozessschritte sie umfasst,
• welche Benchmarks realistisch sind
• und wie du deine Time to Hire gezielt optimierst, ohne Qualität zu verlieren.

Ich beschreibe alles ganz paraxisnah, beziehe aber in diesem Artikel auch immer Bezug zu weiteren Quellen und Studien. Dieser Beitrag gibt dir also einen umfangreichen Einblick und enthält alles Wissenwerte zur Time to Hire.

Neben der Time to Hire gibt es noch einige andere Kennzahlen, die in Bezug auf die Zeit im Recruiting wichtig sind. Diese werden in der Regel dann genutzt, wenn Unternehmen die Teilprozesse im Recruiting besser verstehen möchten.

Inhaltsverzeichnis

Das Ziel der Time to Hire ist zu monitoren, (finde das Wort schöner als „messen“) wie effektiv das Recruiting funktioniert. Deswegen würde ich bei der Time to Hire auch die Zeit von der Bewerbung bis zu Einstellung messen. Die Time to Hire misst dann die Länge des Einstellungsprozesses auch aus Sicht der Kandidaten.

Was ist die Time to Hire?

Die Time to Hire beschreibt die Zeitspanne, die ein Unternehmen benötigt, um einen Bewerber einzustellen.

Es gibt leider keine Einheitliche Definition dieser Kennzahl.

Manche ATS-Anbieter berechnen die Time to Hire leider auch noch falsch. In der Praxis ist die Frage nach dem Start und Endpunkt bei der Berechnung jedoch essenziell.

Hier eine Übersicht von vertragswidrigen Quellen und ihrer jeweiligen Defintion der Time to Hire:

• Society for Human Resource Management (SHRM) gibt an: „Time to Hire is the number of days between when a candidate applies and when he or she accepts the job offer.“

• Laut Workable: „Time to Hire measures the period from when a candidate enters the pipeline to job offer acceptance.“

• Laut AIHR (Analytics in HR): „Measures the number of days between a candidate applying for a job and that same candidate accepting a job offer.“

Grundsätzlich gehört die Time to Hire zu einer der zentralen Recruiting-Kennzahlen (KPIs), weil sie zeigt, wie effizient und reaktionsschnell ein Recruiting-Prozess funktioniert – aus Sicht des Unternehmens und der Bewerbenden. So lässt sich die tatsächliche Länge des Auswahlprozesses aus Kandidatensicht erfassen – und genau das ist entscheidend für die Candidate Journey.

Damit Ihr Unternehmen verlässlich mit der Kennzahl arbeiten kann, sind folgende Punkte sinnvoll:

• Legen Sie exakt fest: Startpunkt = z. B. „Datum der Bewerbung des Kandidaten“ oder „Datum, ab dem der Kandidat offiziell in den Auswahlprozess aufgenommen wird“.

• Legen Sie exakt fest: Endpunkt = z. „Datum der Annahme des Angebots durch den Kandidaten“.

• Verwenden Sie diese Definition konsistent über alle Stellen/Zeiträume hinweg, damit Durchschnittswerte, Trends und Vergleiche möglich sind.

• Dokumentieren Sie auch Ausnahmen (z. B. wenn Sourcing-Kandidat bereits vorher im System war, oder wenn erhebliche Verzögerungen z. B. durch interne Freigaben entstanden).

• Ergänzen Sie die Zeit-Kennzahl mit Kontext: z. B. nach Funktion, nach Senioritätsgrad, nach Standort – weil die Zeiten je deutlich variieren können. Beispielsweise: Spezialistenrollen deutlich länger als Standardrollen.


Time to Hire vs. Time to Fill

Die Begriffe Time to Hire und Time to Fill werden häufig verwechselt, messen aber unterschiedliche Dinge: Kennzahl Startpunkt Endpunkt Fokus Time to Hire Bewerbungseingang Vertragsunterschrift Effizienz des Auswahlprozesses Time to Fill Vakanzmeldung oder Veröffentlichung Arbeitsbeginn Gesamtdauer inkl. externer Faktoren (z. B. Kündigungsfrist)

Kurz gesagt: Time to Hire = Wie schnell ist dein Recruiting-Prozess? Time to Fill = Wie lange dauert die gesamte Besetzung?

Beide Kennzahlen ergänzen sich. Während die Time to Hire hilft, interne Engpässe aufzudecken, zeigt die Time to Fill, wie attraktiv und planbar dein gesamter Recruitingprozess ist.

Weitere Recruiting KPIs, die im Zusammenhang mit der Time to Hire spannend sind:

Wie misst man die Time to Hire?

Die Erhebung der Time to Hire erfolgt, indem du Start- und Endpunkte klar definierst und die Zeiträume dazwischen misst.

Ich empfehle dabei eine pragmatische Vorgehensweise – am besten mit Excel oder einem HR-Reporting-Tool.

Schritt-für-Schritt-Erhebung

1. Startpunkt festlegen Idealerweise der Eingang der Bewerbung. Alternativ kann auch die Veröffentlichung der Stelle der Startpunkt sein. Wichtig ist die interne Einheitlichkeit.

2. Zwischenphasen erfassen Jede Phase des Recruiting-Prozesses kann gemessen werden, um Engpässe sichtbar zu machen.

Typische Teilabschnitte:

🕓 Zeit bis zur Weiterleitung an den Fachbereich Wie lange dauert es, bis die Bewerbung geprüft und weitergeleitet wird?

🕓 Zeit bis zur Rückmeldung des Fachbereichs Wie schnell werden Unterlagen gesichtet und Feedback gegeben?

🕓 Zeit bis zur Interview-Einladung Wie lange warten Kandidaten auf ein erstes Gespräch?

🕓 Zeit bis zum Interview Wie schnell findet das Gespräch statt?

🕓 Zeit bis zum Feedback nach dem Interview Wie schnell erfolgt eine Rückmeldung?

🕓 Zeit bis zum Vertragsangebot Wie lange dauert die Entscheidungsfindung?

🕓 Zeit bis zur Vertragsunterschrift Wie schnell kommt das Angebot zurück?

Diese Aufschlüsselung hilft, die genaue Ursache langer Prozesse zu erkennen – z. B. Verzögerungen durch Fachbereiche oder komplexe interne Freigaben.

3. Durchschnitt ermitteln Addiere alle Einzelfälle und teile sie durch die Anzahl der Einstellungen.

Achte darauf: Durchschnittswerte sind oft wenig aussagekräftig, wenn die Streuung groß ist – z. B. zwischen Junior- und Senior-Rollen.

4. Daten analysieren Wo entstehen Wartezeiten? Welche Phasen sind besonders lang? Schon eine einfache Excel-Analyse kann hier wertvolle Insights liefern, bevor man ein Tool einsetzt.

Analyse der Daten


Nach der Erfassung der Daten lassen sich häufig schon wichtige Einsichten gewinnen. Hier geht es jetzt Verbesserungspotentiale zu identifizieren und Maßnahmen zu entwickeln, um diese in Zukunft schneller umzusetzen.

Es gibt auch Softwarelösungen und Rekrutierungstools, die bei der Verfolgung und Analyse der Time to Hire helfen können, indem sie den Rekrutierungsprozess automatisieren und Daten für die Berichterstattung bereitstellen. Ich empfehle aber mal selbst mithilfe von Excel zumindest für einen Teil diese Daten händisch zu erheben und die Zahlen dort auch selbständig einzutragen. Dadurch bekommt man einen ganz anderen Zugang zu dem Prozess, den Zahlen und den Möglichkeiten zu Verbesserung.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Art und Weise der Erhebung der Time to Hire von Organisation zu Organisation variieren kann.

Time to Hire Formel und Berechnung

Die einfache Formel lautet:

Time to Hire=Datum der Einstellung−Datum der Bewerbung

Du kannst die Dauer in Tagen, Wochen oder Monaten berechnen. Wichtig ist, dass du festlegst, ob du Kalender- oder Arbeitstage misst. Tipp: Nutze in Excel die Funktion =DATEDIF(Startdatum; Enddatum; „d“), um die Anzahl der Tage automatisch zu berechnen.

Der Recruitingprozess ist je nach Unternehmen und Vakanz oft etwas variabel. Die Time to Hire hilft hier einen Gesamtüberblick zu bekommen. Andere Kennzahlen wie Time to Interview oder Time to Reply messen einzelne Teilabschnitte in der Time to Hire.

  1. Bewertung der Bewerbungsunterlagen
  2. Telefoninterview mit Bewerbern
  3. Vorstellungsgespräche planen
  4. Vorstellungsgespräch durchführen
  5. Weiteres Vorstellungsgespräch/ Teamkennenlernen/ Code Challenge
  6. Interner Feedback Prozess/ Beurteilung von Gesprächen und Ergebnissen
  7. Einstellungsprozess, ggf. mit Einbindung der Mitbestimmung (sofern vorhanden)
  8. Details des Vertrages verhandeln
  9. Vertrag aufsetzen, unterschreiben etc.

Warum eine lange Time to Hire teuer wird

Eine zu lange Time to Hire kostet nicht nur Nerven, sondern bares Geld.
Hier einige der häufigsten Kostenfaktoren:

1. Produktivitätsverlust Unbesetzte Positionen bremsen Projekte, verteilen Arbeit auf andere und erzeugen Überlastung.
2. Rekrutierungskosten Längere Prozesse verursachen mehr Aufwand in Anzeigen, Tools oder Personalagenturen.
3. Verpasste Geschäftschancen Fehlende Fachkräfte verzögern Umsatz- oder Innovationsprojekte.
4. Kandidatenverluste Lange Wartezeiten führen dazu, dass Top-Talente abspringen oder andere Angebote annehmen.
5. Mitarbeiterfrust & Burnout-Risiko Wenn Kolleg:innen über Monate Lücken kompensieren, sinken Motivation und Bindung.

Time to Hire Benchmarks Wie lange dauert eine gute Time to Hire?

Die Time to Hire variiert je nach Branche, Rolle und Definition.

Im deutschen Markt liegt sie laut verschiedenen Studien meist zwischen 25 und 80 Tagen:

• Laut SmartRecruiters (2025) liegt die Time to Fill im Median bei rund 55 Tagen.
• Das ifo Institut nennt bei Fach- und Führungskräften durchschnittlich 3–4 Monate bis zur Besetzung.

Für spezialisierte Profile – etwa IT-Experten oder Underwriter – sind Werte über 50 Tage realistisch, während Standardrollen teils deutlich schneller besetzt werden.

Wichtig ist eine klare Unterscheidung:

• Time to Hire misst den Zeitraum von der Bewerbung bis zur Zusage.
• Time to Fill beginnt früher – ab Freigabe der Stelle bis zur Vertragsunterschrift.

Empfohlene Quellen Wer tiefer einsteigen möchte, findet fundierte Analysen und Vergleichswerte in:

• SmartRecruiters Recruiting Benchmarks 2025
• ifo Institut: Fachkräftesuche in Deutschland
• Brandmonks & Kooku Blogs (KPIs und Praxistipps für den DACH-Raum)
• HiBob Blog (globale Vergleiche und Messlogik)

👉 Aber: Diese Benchmarks sind nur grobe Orientierungen. Der sinnvollere Vergleich ist intern:

Wie hat sich die eigene Time to Hire über die letzten Quartale verändert? Wenn du externe Daten brauchst, eignet sich die Vakanzzeit der Bundesagentur für Arbeit besser.

So optimierst du deine Time to Hire

Eine kurze Time to Hire entsteht selten durch Druck – sondern durch klare Prozesse, gute Kommunikation und smarte Tools.

Hier sind die wirkungsvollsten Hebel:

• Stellenausschreibungen klarer formulieren → Präzise Anforderungen sparen Screening-Zeit.
• Bewerbungsformulare vereinfachen → Reduziert Drop-outs und erleichtert die Datenerfassung.
• Schnelle Rückmeldungen etablieren → SLAs zwischen HR und Fachbereichen helfen enorm.
• Digitale Vertragsunterschrift einführen → Spart oft mehrere Tage. • Automatisierte Terminplanung nutzen → Tools wie Calendly oder Outlook-Integration beschleunigen Interviews.
• Kurze Feedback-Loops → z. B. tägliches 10-Minuten-Check-in nach Interviews.
• Pilotprojekte & Analytics → Nicht alles auf einmal ändern, sondern Prozessschritte datenbasiert testen.

Studien zum Thema Time to Hire

Es gibt verschiedene Studien und Forschungsarbeiten zum Thema Time to Hire, die sich mit der Dauer des Rekrutierungsprozesses und den Auswirkungen auf Unternehmen befassen. Hier sind einige bekannte Studien und Erkenntnisse:

Studie von SHRM (Society for Human Resource Management):

Die SHRM führt regelmäßig Umfragen und Studien zur Rekrutierung durch. Eine ihrer Studien ergab, dass der durchschnittliche Time to Hire in den USA etwa 36 Tage beträgt. Die Studie untersuchte auch Faktoren, die den Rekrutierungsprozess beeinflussen, wie z.B. den Einsatz von Technologie, den Fachkräftemangel und die Nutzung sozialer Medien zur Kandidatensuche.

Bersin by Deloitte-Studie:

Bersin by Deloitte führte eine umfangreiche Studie durch, in der die Rekrutierungspraktiken von Unternehmen analysiert wurden. Die Studie ergab, dass Unternehmen mit effizienten und gut organisierten Rekrutierungsprozessen eine höhere Wahrscheinlichkeit hatten, qualifizierte Kandidaten schneller einzustellen und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt zu erzielen.

LinkedIn-Studie:

LinkedIn hat ebenfalls mehrere Studien zum Thema Rekrutierung und Time to Hire veröffentlicht. In einer ihrer Studien wurde festgestellt, dass ein zu langer Rekrutierungsprozess die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass qualifizierte Kandidaten andere Jobangebote annehmen. Die Studie betonte auch die Bedeutung eines effektiven Kandidaten-Screenings und eines schnellen Bewerbungsprozesses.

Universitätsforschung:

Akademische Forschungseinrichtungen haben auch Studien zum Thema Time to Hire durchgeführt. Diese Studien können sich auf spezifische Branchen, geografische Regionen oder Aspekte des Rekrutierungsprozesses konzentrieren. Sie bieten oft detaillierte Einblicke in die Ursachen von Verzögerungen im Einstellungsprozess und liefern Empfehlungen zur Verbesserung der Effizienz.

Mein Fazit

Time to Hire als Spiegel deiner Recruiting-Qualität Die Time to Hire ist mehr als nur eine Kennzahl. Sie zeigt, wie stark dein Recruiting-System wirklich ist – organisatorisch, technisch und kulturell. Wer sie richtig erhebt, analysiert und optimiert,

• verkürzt Besetzungszeiten,
• verbessert die Candidate Experience
• und gewinnt dauerhaft bessere Talente.

Mein Tipp: Miss die Time to Hire regelmäßig, tracke ihre Teilphasen und optimiere kontinuierlich. Nicht, um schneller zu werden – sondern, um besser zu entscheiden.