Time to Hire: Definition, Prozess und Formel

Die Time to Hire misst die Zeit bis zur Einstellung. Deutsche Übersetzung: Zeit bis zur Einstellung

Die Time to Hire kann unterschiedlich erhoben und ausgelegt werden. Einige Unternehmen messen hier die Zeit von der Bewerbung bist zu Einstellung, andere die Zeit von der ersten Veröffentlichung der Stelle bis zu Einstellung.

Neben der Time to Hire gibt es noch einige andere KPIs, die im Bezug auf die Zeit im Recruiting wichtig sind. Diese werden in der Regel dann genutzt, wenn Unternehmen die Teilprozesse im Recruiting besser verstehen möchten.

Inhaltsverzeichnis

Das Ziel der Time to Hire ist zu monitoren, (finde das Wort schöner als „messen“) wie effektiv das Recruiting funktioniert. Deswegen würde ich bei der Time to Hire auch die Zeit von der Bewerbung bis zu Einstellung messen. Die Time to Hire misst dann die Länge des Einstellungsprozesses auch aus Sicht der Kandidaten.

Prozess Time to Hire

Der Recruiting Prozess ist je nach Unternehmen und Vakanz oft etwas variabel. Die Time to Hire hilft hier einen Gesamtüberblick zu bekommen. Andere Kennzahlen wie Time to Interview oder Time to Reply messen einzelne Teilabschnitte in der Time to Hire.

  1. Bewertung der Bewerbungsunterlagen
  2. Telefoninterview mit Bewerbern
  3. Vorstellungsgespräche planen
  4. Vorstellungsgespräch durchführen
  5. Weiteres Vorstellungsgespräch/ Teamkennenlernen/ Code Challenge
  6. Interner Feedback Prozess/ Beurteilung von Gesprächen und Ergebnissen
  7. Einstellungsprozess ggf. mit Einbindung der Mitbestimmung (sofern vorhanden)
  8. Details des Vertrages verhandeln
  9. Vertrag aufsetzen, unterschreiben etc.

Time to Hire Definition

Die Time to Hire ist die wichtigste Kennzahl im Recruiting. In der Definition dieser Kennzahl gibt es unterschiedliche Meinungen. Es geht um die Schnelligkeit im Recruiting Prozess. Die Unterschiedlichen Meinungen beziehen sich auf die Definition von Recruiting Prozess.

Einige Organisationen messen mit der Time-to-Hire die Zeit zwischen dem Veröffentlichen der Stelle bis zur Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag. Eine andere Möglichkeit ist die Betrachtung des Auswahlprozesses, der mit einer Bewerbung beginnt und dem unterschrieben Arbeitsvertrag endet.

Neben der Time-to-Hire gibt es noch die Kennzahl Time-to-Fill, diese misst den Prozess von der Schaffung der Vakanz bis zum ersten Arbeitstag. Die Time to Fill kann ergänzend zu der Time to Hire erhoben werden, hier fließen aber auch viele externe Effekte wie z.B. Kündigungsfristen mit ein.

Kurz: Die Time to Hire misst die Schnelligkeit von Recruiting Prozessen, die Time to Fill hilft zu verstehen wie lange eine Besetzung insgesamt zzgl. externer Faktoren wie z.B. Kündigungsfrist dauert.

Bei der Berechnung der Time to Hire können noch weitere Kennzahlen erhoben werden die helfen die einzelnen Schritte in dem Recruitingprozess noch besser zu verstehen und Optimierungen zielgerichtet durchzuführen.

Time to Hire Formel und Berechnung

Um die Time to Hire zu erheben müssen Organisationen zunächst den Start und das Ende des Recruiting Prozesses definieren. Ich würde empfehlen für die Betrachtung den Auswahlprozess zu messen, d.h. die Verbesserung der Time-to-Hire zahlt insbesondere auf eine bessere Candidate Journey ein. Für eine breitere Betrachtung würde ich die Time-to-Fill nutzen. 

Tipp: 
Um die Time to Hire zu erfassen müssen im Vorfeld Start und Ende des Prozesses definiert werden. Darüberhinaus muss manchmal festgelegt werden ob Arbeitstage oder Wochentage gezählt werden sollen.

Wie oben beschreiben können in der Time to Hire auch weitere Prozessschritte gemessen werden. Wichtig ist am Ende die Anzahl der Tage zwischen Start und Endpunkt.

Time to Hire Benchmark (Deutschland)

Die Time to Hire ist je nach Position sehr unterschiedlich. In einigen Bereichen ist der Einstellungsprozess sehr schnell und unkompliziert, denkt man an Senior- oder Stellen mit Führungsverantwortung ist oft mit einer längeren Time to Hire zu rechnen, da der Bewerbungsprozess viel umfangreicher ist.

Ein Benchmark mit anderen Unternehmen aus anderen Branchen oder auch ähnlichen Branchen an anderen Standorten ist aufgrund unterschiedlicher Rahmenbedingungen eher schwierig. Die Time to Hire sollte auch nicht erhoben werden um sich dort mit anderen Organisationen zu messen, sondern um sich dieser Kennzahl bewusst zu werden und auswerten zu können welche Auswirkungen bestimmten Veränderungen am Prozess auf die Zeit haben.

Time to Hire optimieren

Wenn die Time-to-Hire optimiert werden soll, gibt es mehrere Möglichkeiten. Ich führe hier einige Ideen auf, die aber jeweils auf die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst werden sollten. Weiterhin würde ich Änderungen nicht alle auf einmal umsetzen, sondern den Prozess kontinuierlich verbessern.

  • Stellenausschreibungen klarer und attraktiver formulieren
  • Vermarktung von Stellenanzeigen verbessern
  • Eingangsformular für Bewerbungen verändern
  • Auswahlprozessreihenfolge verändern
  • Zwischenschritte bei Bewerbungseingang einbauen, z.B.: Erstes informelles Telefonat statt gleich Einladung zum Vorstellungsgespräch verschicken
  • Rückmeldungen nach Events im Recruitingprozess verkürzen
  • Vertragsunterschrift digitalisieren

Time to Fill

Die Time to Fill misst die Zeit von dem Ausschreiben einer Stelle bis zur Vertragsunterschrift. Diese KPI ist etwas flexibler als die Time-to-Hire, weil der Rahmen hier etwas freier gelegt werden kann. Bei der Time to Fill bestimmt die Organisation wann im Prozess die Messung beginnt. Typischerweise ist das z.B. die Veröffentlichung der Stellenanzeige.


Time to Interview

Die Time to Interview misst die Zeit die ein Kandidat bis zu einem ersten Interview warten muss. Anhand dieser KPI können Organisation feststellen wie schnell sie in dem ersten Schritt der Beurteilung von Kandidaten sind.

Es kann auf verschiedene Arten gemessen werden, je nachdem, wann der Zeitraum beginnt und endet.

Die Time to Interview kann helfen die Effizienz und die Attraktivität des Recruiting-Prozesses eines Unternehmens zu messen und zu verbessern.

Eine lange Time to Interview kann darauf hindeuten, dass der Recruiting-Prozess ineffizient ist und dass Kandidaten möglicherweise frustriert sind und sich anderswo umsehen.

Um die Time to Interview zu verbessern, können Unternehmen verschiedene Strategien verwenden, wie beispielsweise die Verbesserung der Kommunikation mit Kandidaten, die Verkürzung der Interview-Prozesse oder die Verwendung von Technologien wie Echtzeit-Kalendern, um die Interview-Zeiten zu vereinbaren.


Time to Internal Feedback

Die KPI Time to Internal Feedback misst die Zeit bis ein Hiring Manager / Fachbereich ein Feedback zu einem Kandidaten gegeben hat.

In Unternehmen gibt es manchmal das Problem, dass Fachbereiche zwar Stellen ausgeschrieben haben, sich aber nicht genügend Zeit für das Recruiting einräumen. Die Time to Internal Feedback hilft dabei das zu messen, damit sofern hier ein Problem besteht Fachbereiche mirhilfe von Daten auf das Problem aufmerksam gemacht werden können.


Time to Reply

Die Time to Reply misst wie lange Rückmeldungen nach bestimmten Prozessschritten gehen.

Die KPI Time to Reply ist eher etwas allgemeiner und kann auf jede erwartete Rückmeldung angewendet werden. Häufig besteht die meiste Zeit im Recruitingprozess darin auf die nächste Aktion zu warten, wie lange diese Wartezeiträume sind bis zur nächsten Aktion ist entscheidend für einen schnellen Prozess.

Vakanzzeit / Vakanzlaufzeit

Die Vakanzlaufzeit ist die Zeit die eine Vakanz (Stellenanzeige) verfügbar ist. Das beginnt mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Besetzung der vorher veröffentlichten Stellenanzeige. Die Vakanzzeit ist einer von der Bundesagentur für Arbeit erhobene Zahl, die regelmäßig veröffentlicht wird.

Je länger der Zeitraum, desto schwieriger ist die Besetzung der Stelle.

Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit berechnet einmal im Jahr die Fachkräftesituation am Arbeitsmarkt.