Die Time to Hire misst die Zeit bis zur Einstellung. Deutsche Übersetzung: Zeit bis zur Einstellung.
Die Time to Hire kann unterschiedlich erhoben und ausgelegt werden. Einige Unternehmen messen hier die Zeit von der Bewerbung bist zu Einstellung, andere die Zeit von der ersten Veröffentlichung der Stelle bis zu Einstellung.
Neben der Time to Hire gibt es noch einige andere KPIs, die in Bezug auf die Zeit im Recruiting wichtig sind. Diese werden in der Regel dann genutzt, wenn Unternehmen die Teilprozesse im Recruiting besser verstehen möchten.
Inhaltsverzeichnis
- Time to Hire Definition
- Erhebung der Time to Hire Schritt für Schritt
- Prozess Time to Hire
- Kosten Time to Hire
- Time to Hire Formel und Berechnung
- Time to Hire Benchmark (Deutschland)
- Time to Hire optimieren
- Time to Fill
- Time to Internal Feedback
- Time to Reply
- Vakanzzeit / Vakanzlaufzeit
- Studien zum Thema Time to Hire
Das Ziel der Time to Hire ist zu monitoren, (finde das Wort schöner als „messen“) wie effektiv das Recruiting funktioniert. Deswegen würde ich bei der Time to Hire auch die Zeit von der Bewerbung bis zu Einstellung messen. Die Time to Hire misst dann die Länge des Einstellungsprozesses auch aus Sicht der Kandidaten.
Time to Hire Definition
Die Time to Hire ist die wichtigste Kennzahl im Recruiting. In der Definition dieser Kennzahl gibt es unterschiedliche Meinungen. Es geht um die Schnelligkeit im Recruiting Prozess. Die unterschiedlichen Meinungen beziehen sich auf die Definition von Recruiting Prozess.
Einige Organisationen messen mit der Time-to-Hire die Zeit zwischen dem Veröffentlichen der Stelle bis zur Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag. Eine andere Möglichkeit ist die Betrachtung des Auswahlprozesses, der mit einer Bewerbung beginnt und dem unterschrieben Arbeitsvertrag endet.
Time to Hire vs. Time to Fill
Neben der Time-to-Hire gibt es noch die Kennzahl Time-to-Fill, diese misst den Prozess von der Schaffung der Vakanz bis zum ersten Arbeitstag. Die Time to Fill kann ergänzend zu der Time to Hire erhoben werden, hier fließen aber auch viele externe Effekte wie z.B. Kündigungsfristen mit ein.
Kurz: Die Time to Hire misst die Schnelligkeit von Recruiting Prozessen, die Time to Fill hilft zu verstehen, wie lange eine Besetzung insgesamt zzgl. externer Faktoren wie z.B. Kündigungsfrist dauert.
Bei der Berechnung der Time to Hire können noch weitere Kennzahlen erhoben werden, die helfen, die einzelnen Schritte in dem Recruitingprozess noch besser zu verstehen und Optimierungen zielgerichtet durchzuführen.
Weitere Recruiting KPIs, die im Zusammenhang mit der Time to Hire spannend sind:
Erhebung der Time to Hire Schritt für Schritt
Die Erhebung der Time to Hire erfolgt normalerweise durch die Verfolgung bestimmter Ereignisse und Zeiträume im Rekrutierungsprozess.
Hier sind die wichtigsten Schritte, die zur Berechnung der Time to Hire üblicherweise unternommen werden:
- Definition des Startpunkts:
Der Startpunkt kann variieren, je nachdem, wie er in deiner Organisation definiert ist. Es könnte der Zeitpunkt sein, an dem die Stelle offiziell ausgeschrieben wurde, der Zeitpunkt der Bewerbung eines Kandidaten oder der Zeitpunkt, an dem der Rekrutierungsprozess formell eingeleitet wird. Ich empfehle für die Time to Hire, mit dem Eingang der Bewerbung zu beginnen. - Verfolgung der Zeiträume:
Im zweiten Schritt notierst du die Dauer jedes Schrittes im Rekrutierungsprozess für jeden Kandidaten. Dazu gehören Aktivitäten wie die Überprüfung von Bewerbungen, die Planung und Durchführung von Interviews, die Entscheidungsfindung, Verhandlungen und das Erstellen von Verträgen. Da in einem Bewerbungsprozess Personalbereich und Fachbereich beteiligt sind, kann es sinnvoll sein, hier speziell auch die Phasen zu tracken, die Fachbereiche z.B. zur Prüfung der Unterlagen benötigen, um herauszufinden, wo genau Potenzial für eine Verbesserung liegt.
Mögliche Schritte Time to Hire:- – Zeit bis zur Weiterleitung an den Fachbereich
- – Zeit bis zur Prüfung der Bewerbung durch den Fachbereich
- – Zeit bis zur Einladung zu einem Interview
- – Zeit bis zur Durchführung des Interviews
- – Zeit bis zum Feedback nach dem Interview
- – Zeit bis zum Vertragsangebot
- – Zeit bis Vertragsangebot unterschrieben zurück ist
- Ermittlung der durchschnittlichen Zeit:
Nachdem du die Zeit für jeden Schritt und jeden Kandidaten erfasst hast, kannst du den Durchschnittswert berechnen. Dafür musst du alle Zeiten aller Kandidaten zusammenzählen und durch die Gesamtzahl der Kandidaten teilen. - Analyse der Daten:
Nach der Erfassung der Daten lassen sich häufig schon wichtige Einsichten gewinnen. Hier geht es jetzt Verbesserungspotentiale zu identifizieren und Maßnahmen zu entwickeln, um diese in Zukunft schneller umzusetzen.
Es gibt auch Softwarelösungen und Rekrutierungstools, die bei der Verfolgung und Analyse der Time to Hire helfen können, indem sie den Rekrutierungsprozess automatisieren und Daten für die Berichterstattung bereitstellen. Ich empfehle aber mal selbst mithilfe von Excel zumindest für einen Teil diese Daten händisch zu erheben und die Zahlen dort auch selbständig einzutragen. Dadurch bekommt man einen ganz anderen Zugang zu dem Prozess, den Zahlen und den Möglichkeiten zu Verbesserung.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Art und Weise der Erhebung der Time to Hire von Organisation zu Organisation variieren kann.
Prozess Time to Hire
Der Recruitingprozess ist je nach Unternehmen und Vakanz oft etwas variabel. Die Time to Hire hilft hier einen Gesamtüberblick zu bekommen. Andere Kennzahlen wie Time to Interview oder Time to Reply messen einzelne Teilabschnitte in der Time to Hire.
- Bewertung der Bewerbungsunterlagen
- Telefoninterview mit Bewerbern
- Vorstellungsgespräche planen
- Vorstellungsgespräch durchführen
- Weiteres Vorstellungsgespräch/ Teamkennenlernen/ Code Challenge
- Interner Feedback Prozess/ Beurteilung von Gesprächen und Ergebnissen
- Einstellungsprozess, ggf. mit Einbindung der Mitbestimmung (sofern vorhanden)
- Details des Vertrages verhandeln
- Vertrag aufsetzen, unterschreiben etc.
Kosten Time to Hire
Ein zu langer Time to Hire kann zu verschiedenen Kosten für ein Unternehmen führen. Hier sind einige der möglichen Kosten, die im Zusammenhang mit einer verzögerten Einstellung entstehen können:
- Produktivitätsverlust:
Wenn eine Position längere Zeit vakant bleibt, kann dies zu Produktivitätsverlusten führen. Die Arbeit, die normalerweise von der neu einzustellenden Person erledigt werden sollte, wird entweder auf andere Mitarbeiter verteilt, was zu einer Überlastung führen kann, oder sie bleibt ganz liegen, was die Effizienz und den Fortschritt von Projekten beeinträchtigen kann. - Ersatzkosten:
Eine längere Time to Hire kann dazu führen, dass ein Unternehmen zusätzliche Ressourcen aufwenden muss, um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der vakanten Position zu erfüllen. Dies kann die Nutzung von Zeitarbeitskräften, Beratern oder anderen externen Ressourcen umfassen, die zusätzliche Kosten verursachen. - Rekrutierungskosten:
Wenn der Rekrutierungsprozess länger dauert als erwartet, können zusätzliche Kosten für Stellenanzeigen, Jobbörsen, Rekrutierungsagenturen oder interne Recruiting-Ressourcen entstehen. Je länger der Prozess dauert, desto mehr Ressourcen müssen möglicherweise für die Kandidatensuche und -auswahl aufgewendet werden. - Verpasste Geschäftsmöglichkeiten:
Eine verzögerte Einstellung kann dazu führen, dass Unternehmen potenzielle Geschäftsmöglichkeiten oder Projekte verpassen. Wenn eine Position, die für das Wachstum oder die Weiterentwicklung des Unternehmens wichtig ist, nicht rechtzeitig besetzt wird, kann dies zu verpassten Chancen führen, neue Kunden zu gewinnen, Geschäftsbeziehungen aufzubauen oder Innovationen voranzutreiben. - Mitarbeiterbindung und Moralentwicklung:
Wenn eine Position längere Zeit unbesetzt bleibt, kann dies zu Unzufriedenheit und Frustration bei den bestehenden Mitarbeitern führen. Die Überlastung der Mitarbeiter, die zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen, kann zu einer erhöhten Arbeitsbelastung und einem Burnout-Risiko führen. Dies kann sich negativ auf die Mitarbeiterbindung und das Betriebsklima auswirken.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Kosten, die durch eine zu lange Time to Hire entstehen, von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein können. Die spezifischen Auswirkungen und Kosten sollten intern analysiert und bewertet werden, um die finanziellen und operativen Konsequenzen besser zu verstehen.
Time to Hire Formel und Berechnung
Um die Time to Hire zu erheben, müssen Organisationen zunächst den Start und das Ende des Recruiting-Prozesses definieren. Ich würde empfehlen für die Betrachtung den Auswahlprozess zu messen, d.h. die Verbesserung der Time-to-Hire zahlt insbesondere auf eine bessere Candidate Journey ein. Für eine breitere Betrachtung würde ich die Time-to-Fill nutzen.
Die „Time to Hire“ (TtH) Formel berechnet die Zeit, die benötigt wird, um eine offene Stelle zu besetzen. Die Formel lautet:
TtH = Datum der Einstellung – Datum der Stellenausschreibung
Die „Time to Hire“ wird in Tagen, Wochen oder Monaten gemessen, abhängig von der gewünschten Zeiteinheit. Sie gibt einen quantitativen Wert dafür an, wie lange der Prozess der Stellenbesetzung gedauert hat, von dem Zeitpunkt an, an dem die Stellenausschreibung veröffentlicht wurde, bis hin zur Einstellung des Kandidaten. Diese Formel ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz ihres Einstellungsprozesses zu analysieren und gegebenenfalls Optimierungen vorzunehmen, um die Time to Hire zu verkürzen.
Tipp:
Um die Time to Hire zu erfassen müssen im Vorfeld Start und Ende des Prozesses definiert werden. Darüberhinaus muss manchmal festgelegt werden ob Arbeitstage oder Wochentage gezählt werden sollen.Wie oben beschreiben, können in der Time to Hire auch weitere Prozessschritte gemessen werden. Wichtig ist am Ende die Anzahl der Tage zwischen Start und Endpunkt.
Time to Hire Benchmark (Deutschland)
Die Time to Hire ist je nach Position sehr unterschiedlich. In einigen Bereichen ist der Einstellungsprozess sehr schnell und unkompliziert, denkt man an Senior- oder Stellen mit Führungsverantwortung ist oft mit einer längeren Time to Hire zu rechnen, da der Bewerbungsprozess viel umfangreicher ist.
Ein Benchmark mit anderen Unternehmen aus anderen Branchen oder auch ähnlichen Branchen an anderen Standorten ist aufgrund unterschiedlicher Rahmenbedingungen eher schwierig. Die Time to Hire sollte auch nicht erhoben werden, um sich dort mit anderen Organisationen zu messen, sondern um sich dieser Kennzahl bewusst zu werden und auswerten zu können, welche Auswirkungen bestimmten Veränderungen am Prozess auf die Zeit haben.
Time to Hire optimieren
Wenn die Time-to-Hire optimiert werden soll, gibt es mehrere Möglichkeiten. Ich führe hier einige Ideen auf, die aber jeweils auf die vorhandenen Rahmenbedingungen angepasst werden sollten. Weiterhin würde ich Änderungen nicht alle auf einmal umsetzen, sondern den Prozess kontinuierlich verbessern.
- Stellenausschreibungen klarer und attraktiver formulieren
- Vermarktung von Stellenanzeigen verbessern
- Eingangsformular für Bewerbungen verändern
- Auswahlprozessreihenfolge verändern
- Zwischenschritte bei Bewerbungseingang einbauen, z.B.: Erstes informelles Telefonat statt gleich Einladung zum Vorstellungsgespräch verschicken
- Rückmeldungen nach Events im Recruitingprozess verkürzen
- Vertragsunterschrift digitalisieren
Time to Fill
Die Time to Fill misst die Zeit von dem Ausschreiben einer Stelle bis zur Vertragsunterschrift. Diese KPI ist etwas flexibler als die Time-to-Hire, weil der Rahmen hier etwas freier gelegt werden kann. Bei der Time to Fill bestimmt die Organisation, wann im Prozess die Messung beginnt. Typischerweise ist das z.B. die Veröffentlichung der Stellenanzeige.
Es ist wichtig, neben der Time to Hire auch die Time to Fill zu berechnen, da beide Metriken unterschiedliche Aspekte des Rekrutierungsprozesses erfassen und zusammengenommen ein umfassenderes Bild liefern. Hier sind einige Gründe, warum es sinnvoll ist, beide Kennzahlen zu betrachten:
- Vollständige Darstellung des Rekrutierungsprozesses:
Die Time to Hire konzentriert sich auf den Zeitraum vom Bewerbungseingang bis zur endgültigen Einstellung eines Kandidaten. Sie berücksichtigt den gesamten Auswahlprozess und die Entscheidungsfindung. Die Time to Fill hingegen misst nur den Zeitraum von der Meldung einer vakanten Position bis zur tatsächlichen Besetzung. Durch die Berechnung beider Metriken erhalten Sie eine vollständigere Darstellung des gesamten Rekrutierungsprozesses. - Identifikation von Engpässen und Optimierungsmöglichkeiten:
Durch die Analyse von Time to Hire und Time to Fill können Engpässe im Rekrutierungsprozess identifiziert werden. Wenn beispielsweise die Time to Hire relativ kurz ist, die Time to Fill jedoch lange dauert, könnte dies darauf hinweisen, dass es Engpässe oder Verzögerungen bei der Stellenbesetzung gibt. Dies ermöglicht es Ihnen, gezielt Optimierungsmaßnahmen zu ergreifen, um den Prozess effizienter zu gestalten. - Planung und Budgetierung:
Durch die Berechnung von Time to Hire und Time to Fill können Sie die Zeit für die Einstellung neuer Mitarbeiter besser planen und budgetieren. Wenn Sie wissen, wie lange der Rekrutierungsprozess im Durchschnitt dauert, können Sie realistische Zeitpläne für die Besetzung von Positionen erstellen und sicherstellen, dass Sie genügend Ressourcen und Budget für den Rekrutierungsprozess bereitstellen. - Leistungsvergleiche:
Die Berechnung von Time to Hire und Time to Fill ermöglicht den Vergleich mit internen oder externen Benchmarks und Best Practices. Sie können Ihre Rekrutierungseffizienz mit anderen Unternehmen oder mit früheren Rekrutierungsrunden in Ihrem eigenen Unternehmen vergleichen und bewerten, ob Verbesserungen erforderlich sind.
Durch die gleichzeitige Berücksichtigung von Time to Hire und Time to Fill erhalten Sie also ein umfassendes Bild des Rekrutierungsprozesses und können gezielte Maßnahmen zur Optimierung ergreifen, um die Effizienz und Effektivität Ihrer Einstellungen zu verbessern.
Time to Interview
Die Time to Interview misst die Zeit, die ein Kandidat bis zu einem ersten Interview warten muss. Anhand dieser KPI können Organisation feststellen, wie schnell sie in dem ersten Schritt der Beurteilung von Kandidaten sind.
Es kann auf verschiedene Arten gemessen werden, je nachdem, wann der Zeitraum beginnt und endet.
Die Time to Interview kann helfen, die Effizienz und die Attraktivität des Recruiting-Prozesses eines Unternehmens zu messen und zu verbessern.
Eine lange Time to Interview kann darauf hindeuten, dass der Recruitingprozess ineffizient ist und dass Kandidaten möglicherweise frustriert sind und sich anderswo umsehen.
Um die Time to Interview zu verbessern, können Unternehmen verschiedene Strategien verwenden, wie beispielsweise die Verbesserung der Kommunikation mit Kandidaten, die Verkürzung der Interview-Prozesse oder die Verwendung von Technologien wie Echtzeit-Kalendern, um die Interview-Zeiten zu vereinbaren.
Time to Internal Feedback
Die KPI Time to Internal Feedback misst die Zeit, bis ein Hiring Manager / Fachbereich ein Feedback zu einem Kandidaten gegeben hat.
In Unternehmen gibt es manchmal das Problem, dass Fachbereiche zwar Stellen ausgeschrieben haben, sich aber nicht genügend Zeit für das Recruiting einräumen. Die Time to Internal Feedback hilft dabei das zu messen, damit sofern hier ein Problem besteht, Fachbereiche mithilfe von Daten auf das Problem aufmerksam gemacht werden können.
Time to Reply
Die Time to Reply misst, wie lange Rückmeldungen nach bestimmten Prozessschritten gehen.
Die KPI Time to Reply ist eher etwas allgemeiner und kann auf jede erwartete Rückmeldung angewendet werden. Häufig besteht die meiste Zeit im Recruitingprozess darin, auf die nächste Aktion zu warten, wie lange diese Wartezeiträume sind bis zur nächsten Aktion ist entscheidend für einen schnellen Prozess.
Vakanzzeit / Vakanzlaufzeit
Die Vakanzlaufzeit ist die Zeit, die eine Vakanz (Stellenanzeige) verfügbar ist. Das beginnt mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige bis zur Besetzung der vorher veröffentlichten Stellenanzeige. Die Vakanzzeit ist einer von der Bundesagentur für Arbeit erhobene Zahl, die regelmäßig veröffentlicht wird.
Je länger der Zeitraum, desto schwieriger ist die Besetzung der Stelle.
Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit berechnet einmal im Jahr die Fachkräftesituation am Arbeitsmarkt.
Studien zum Thema Time to Hire
Es gibt verschiedene Studien und Forschungsarbeiten zum Thema Time to Hire, die sich mit der Dauer des Rekrutierungsprozesses und den Auswirkungen auf Unternehmen befassen. Hier sind einige bekannte Studien und Erkenntnisse:
Studie von SHRM (Society for Human Resource Management):
Die SHRM führt regelmäßig Umfragen und Studien zur Rekrutierung durch. Eine ihrer Studien ergab, dass der durchschnittliche Time to Hire in den USA etwa 36 Tage beträgt. Die Studie untersuchte auch Faktoren, die den Rekrutierungsprozess beeinflussen, wie z.B. den Einsatz von Technologie, den Fachkräftemangel und die Nutzung sozialer Medien zur Kandidatensuche.
Bersin by Deloitte-Studie:
Bersin by Deloitte führte eine umfangreiche Studie durch, in der die Rekrutierungspraktiken von Unternehmen analysiert wurden. Die Studie ergab, dass Unternehmen mit effizienten und gut organisierten Rekrutierungsprozessen eine höhere Wahrscheinlichkeit hatten, qualifizierte Kandidaten schneller einzustellen und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt zu erzielen.
LinkedIn-Studie:
LinkedIn hat ebenfalls mehrere Studien zum Thema Rekrutierung und Time to Hire veröffentlicht. In einer ihrer Studien wurde festgestellt, dass ein zu langer Rekrutierungsprozess die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass qualifizierte Kandidaten andere Jobangebote annehmen. Die Studie betonte auch die Bedeutung eines effektiven Kandidaten-Screenings und eines schnellen Bewerbungsprozesses.
Universitätsforschung:
Akademische Forschungseinrichtungen haben auch Studien zum Thema Time to Hire durchgeführt. Diese Studien können sich auf spezifische Branchen, geografische Regionen oder Aspekte des Rekrutierungsprozesses konzentrieren. Sie bieten oft detaillierte Einblicke in die Ursachen von Verzögerungen im Einstellungsprozess und liefern Empfehlungen zur Verbesserung der Effizienz.
Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Studien in ihren Ergebnissen und Schlussfolgerungen unterscheiden können, da verschiedene Faktoren wie Branchen, Unternehmensgröße und geografische Lage eine Rolle spielen. Es kann sinnvoll sein, mehrere Studien zu konsultieren, um ein umfassendes Verständnis für das Thema zu entwickeln.