Active Sourcing: Definition, Prozess, Strategie und Studien

Active Sourcing kann mit der „aktiven Ansprache passiver Kandidaten“ übersetzt werden. Der Mangel an passenden Fachkräften (Fachkräftemangel) in Kombination mit der guten Verfügbarkeit von Kandidaten in sozialen Netzwerken (Digitalisierung) hat diese Personalgewinnungsmethode in den letzten Jahren sehr bekannt gemacht.

Auf dieser Seite gebe ich einen allgemeinen Überblick zum Thema Active Sourcing. Es gibt einen ausführlichen Überblick über die Definition, die Abgrenzung zu Recruiting und den eigentlichen Prozess, wenn Active Sourcing innerhalb von Unternehmen abgewendet wird.

Praktisches Wissen über die Suche von Kandidaten und den Aufbau von Beziehungen bzw. dem Erstkontakt habe ich aufgrund der Komplexität auf weiteren Seiten beschrieben.

Praktische Tipps:

• Active Sourcing Suche & Finden von Kandidaten
• Active Sourcing Ansprache von Kandidaten
• Active Sourcer (m/w/d) Aufgaben und Gehalt
• Active Sourcing Anbieter

Active Sourcing in der Theorie

• Active Sourcing Definition
• Active Sourcing vs. Recruiting
• Active Sourcing Prozess
• Active Sourcing KPIs
• Tipps für eine effiziente Active Sourcing Strategie
• Links und Studien zum Thema Active Sourcing
• FAQs im Active Sourcing

Active Sourcing steht für alle Maßnahmen der Identifizierung vielversprechender Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dem Arbeitsmarkt, bei denen das Unternehmen aktiv versucht, in persönlichen Kontakt mit potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern zu treten und eine dauerhafte Beziehung aufzubauen. Das passiert oft in sozialen Business-Netzwerken wie XING und LinkedIn.

Die Methode aktiv Kandidaten für Jobs anzusprechen ist nicht neu, hat sich aber durch das Internet und Netzwerke grundlegend verändert.

Früher wurden Positionen im Management häufig von Personalberatern/ Headhuntern über ähnliche Wege besetzt. Damals war der Zugang zu den Talenten jedoch nicht so einfach wie heute. Spezialisierte Beratungen brauchen früher oft offline extrem gute Netzwerke. Nur durch „Cold Calls“, Messen oder Konferenzen gab es Möglichkeiten, um in Kontakt mit passenden Talenten zu kommen. Heute ist alles über das Internet möglich.

Active Sourcing als Methode wird sowohl von Personalvermittlern als auch Unternehmen intern sehr häufig als neuer Kanal zur Besetzung von „schwierigen“ Stellen genutzt.

Ziel ist es, die Bewerberinnen und Bewerber durch einen persönlichen Kontakt zu binden, bis sie rekrutiert werden können.

In diesem umfassenden Beitrag ist alles zum Thema Active Sourcing beschreiben. Der Beitrag wird permanent erweitert und bearbeitet.

Active Sourcing Definition

Active Sourcing ist ein Teilprozess von Recruiting. In der deutschen Literatur wird sehr häufig von „Active Sourcing“ gesprochen, im internationalen Kontext ist lediglich der Begriff „Sourcing“ gebräuchlich.

Neben dem Begriff Active Sourcing ist oft auch von „Direktansprache“ die Rede. Direktansprache, weil es über die sozialen Netzwerke möglich ist, eine Nachricht „direkt“ in das Postfach eines Kandidaten zu schicken. Active Sourcing kann von Organisationen selbst (internes Active Sourcing) oder Personalberatern und Personaldienstleistern (externes Active Sourcing) durchgeführt werden.

Durch Active Sourcing haben Unternehmen einen »direkten Draht« zu passenden Talenten. Manchmal ist es einfacher Personen kurz auf LinkedIn anzusprechen, anstatt zu hoffen, dass sich die beste Person auf eine veröffentlichte Stellenanzeige bewirbt.

In der Praxis bedeutet das, ein Unternehmen wartet nicht länger, bis sich die passenden Kandidaten auf vakante Stellen bewerben, sondern geht selbst den ersten Schritt und spricht aktiv Personen an.

Durch Active Sourcing ändert sich nicht nur die Erstansprache von passenden Kandidaten, sondern der gesamte Personalgewinnungsprozess.

Der Kandidat ist häufig nicht selbst »Aktiv auf Jobsuche«, sondern schaut sich nur latent nach neuen Jobs um. Ist also »Offen für Angebote«. Durch die Ansprache wird dieser „aktiviert“. Dadurch müssen Organisationen im Personalgewinnungsprozess neben der Prüfung des Kandidaten viel in die eigene Vermarktung investieren, damit Active Sourcing wirklich nachhaltig funktionieren kann.

Active Soucing kann auch als Kaltakquise von Talenten bezeichnet werden.

André

Im Gegensatz zur Veröffentlichung einer Stellenanzeige und dem ‚Warten auf den passenden Bewerber'(Post & Pray) werden aktiv passende Talente (häufig) durch soziale Netzwerke (z.B. XING oder LinkedIn) identifiziert und kontaktiert.

Warum gibt es Active Sourcing erst seit ein paar Jahren?

Früher gab es mehr Bewerberinnen und Bewerber als offene Stellen. Für Unternehmen war es einfach, für eine offene Stelle passende Kandidaten zu rekrutieren.

Das größte Problem bestand darin, aus der großen Anzahl von Bewerbern den richtigen Kandidaten auszuwählen. Heute bekommen Unternehmen häufig gar keine passende Bewerbung auf offene Stellen.

Es gibt zwei Gründe, warum Unternehmen Active Sourcing betreiben:

1. Der Fachkräftemangel: Durch den Demografischen Wandel gibt es immer weniger Fachkräfte, Unternehmen müssen neue Wege gehen, um passende Kandidaten zu erreichen.

2. Die Digitalisierung: Erst durch die Digitalisierung und Soziale Netzwerke ist es möglich, passende Kandidaten zu kontaktieren. Ohne das Internet und Social Media gäbe es diese Möglichkeiten nicht.

XING und LinkedIn können als öffentliche Lebenslauf-Datenbanken von Unternehmen nach Skills durchsucht werden. Ohne diese Entwicklung wäre Active Sourcing -wie wir es heute kennen, nicht möglich.

Active Sourcing Bedeutung

Die Bedeutung von Active Sourcing nimmt enorm zu. Um das zu quantifizieren, habe ich mir das Postfach eines Softwareentwicklers aus Hannover angeschaut. Dieser hat 2018 48 Nachrichten mit Jobangeboten (sogenannte InMails) bekommen, waren es 2021 schon weit über hundert Nachrichten.

Schaut man sich den Fachkräftemangel in Verbindung mit dem demografischen Wandel an, lässt sich vermuten, dass Unternehmen in Zukunft noch mehr Aufwand betreiben müssen, um geeignete Fach- und Führungskräfte zu rekrutieren. Eine sehr effektive Möglichkeit das zu tun ist Active Sourcing.

Was ist Active Scourcing für mich?

Active Sourcing heißt für mich immer genau da zu sein, wo meine Zielgruppe unterwegs ist und aktiv Kontakt aufzubauen (den ersten Schritt gehen).

Das findet in Business Netzwerken wie XING oder LinkedIn statt, kann aber auch auf z. B. Facebook, Instagram, Twitter usw. stattfinden. Für mich bedeutet Active Sourcing auch auf Meetups und Konferenzen zu gehen und dort in Kontakt mit der Zielgruppe zu sein.

Ich handle nach dem Grundsatz, dass jeder Mensch neugierig ist und sich immer gerne weiterentwickeln möchte, häufig fehlt jedoch der erste Schritt. Ein kleines ‚Anstupsen‘ reicht manchmal schon, um eine Lawine auszulösen. Dadurch habe ich unzählige Karrieren verändert und beeinflusst.

Das fühlt sich gut an und daher habe ich auch diese große Leidenschaft für meinen Job entwickelt und schreibe diese Informationen hier zusammen.

Das Erste und wichtigste Ziel von Active Sourcing ist ein positiver Kontakt und eine langfristige Bindung.

Das Unternehmen sollte immer den Anspruch haben, mit jedem Austausch einen Mehrwert zu liefern und langfristig an dem Kontakt zu dem Kandidaten interessiert zu sein. 

Natürlich ist es auch toll eine offene Stelle zu besetzen, aber viel wichtiger ist eine positive Erfahrung. Das hat langfristig einen unglaublichen Mehrwert für Unternehmen, Sourcer und die Kandidaten.

Die Besetzung einer offenen Vakanz ist natürlich auch Ziel und Teil des Prozesses, sollte aber nicht im Vordergrund stehen. Viel wichtiger ist ein positives Erlebnis und die Chance, mit jedem Gespräch etwas von deinem Unternehmen zu transportieren.

Für mich ist Active Sourcing ein sehr langfristiger und strategischer Ansatz, um die besten Talente für ein Unternehmen zu gewinnen. Daher kann ich auch empfehlen, dieses als Unternehmen selbst in die Hand zu nehmen.

Active Sourcing vs. Recruiting

Sourcing und Recruiting sind zwei Begriffe, die in Bezug auf das Talent-Management in Unternehmen verwendet werden.

Active Sourcing bezieht sich auf die Suche und Identifizierung von geeigneten Kandidaten für offene Stellen, während Recruiting die tatsächliche Gewinnung dieser Kandidaten beinhaltet.

In der Regel wird Sourcing als erster Schritt im Recruiting-Prozess betrachtet, da es darauf abzielt, eine Liste von potenziell geeigneten Kandidaten zusammenzustellen, aus denen dann im nächsten Schritt ausgewählt wird.

Das Ziel von Active Sourcing besteht darin, Nicht-Bewerber in Bewerber zu ‚verwandeln‘. Es kommt genau dann zum Einsatz, wenn Stellenanzeigen nicht mehr über die Schaltung von Stellenanzeigen besetzt werden können, oder Unternehmen einfach andere Kandidaten erreichen wollen.

In der Marketingsprache würde man sagen, bei Active Sourcing geht es um die Generierung von passenden Leads für eine kleine Anzahl von offenen Stellen.

Die Rekrutierung hingegen erfordert die Umwandlung von Bewerbern in Mitarbeitende. Rekrutierung umfasst den Auswahlprozess und die »Bekanntmachung« von Stellen über verschiedene Medien.

Active Sourcing ist daher der Ausgangspunkt des Rekrutierungsprozesses und ein wesentliches Element für den Aufbau einer soliden Talentpipeline, kann aber oft nur auf eine kleine Anzahl von offener Stellen angewendet werden.

Die Beziehung zwischen Active Sourcing und Recruiting ist eine Symbiose. Die meisten Unternehmen und Recruiterinnen und Recruiter suchen Talente über eine Vielzahl von Stellenbörsen und Stellensuchmaschinen. Sie leiten den gesamten Rekrutierungsprozess von Anfang bis Ende.

Recruiting: Aus Bewerbern Mitarbeiter machen
Active Sourcing: Bewerber finden

Der Active Sourcing Prozess ist zu Ende, wenn ein Kandidat eine Stelle spannend findet und gerne mehr erfahren möchte. Genau dann übernimmt Recruiting!

Active Sourcing konzentriert sich in der Regel auf die Generierung von Leads für eine kleine Anzahl von Suchaufträgen. Sie arbeiten eng mit den Recruiterinnen und Recruitern und den Hiring Managern (Fachbereichen) zusammen. Ihr Ziel ist es, nach Talenten zu suchen und diese zu identifizieren, Leads zu generieren und das Interesse an verfügbaren Positionen zu wecken.

Der Mehrwert im Sourcing liegt für ein Unternehmen darin, einen echten Zugang zum Markt zu haben, dort Daten zu sammeln und auch zu nutzen. Jemand, der mit Leidenschaft Sourcing betreibt, hat irgendwann ein sehr großes Netzwerk und uns gut vernetzt, allein das ist ein sehr großer Mehrwert für Unternehmen.

Ein Sourcer ist immer an einer langfristigen Beziehung zu den identifizierten Kandidaten interessiert.

Aktiver Kandidatenmarkt vs. passiver Kandidatenmarkt

Mithilfe von Active Sourcing erreichen Unternehmen Menschen aus dem passiven Kandidatenmarkt. Das sind Menschen, die gerade nicht aktiv auf Jobsuche sind und auch häufig nicht mithilfe von Stellenanzeigen oder Jobbörsen erreicht werden können.

Oft wird hier auch neben passiven Kandidaten von latent unzufriedenen Kandidaten gesprochen, welche generell offen für Jobangebote sind.

Eine Stellenanzeige funktioniert nur dann, wenn eine aktive Nachfrage nach diesem Job im Arbeitsmarkt besteht. Menschen müssen danach suchen, weil das aber immer weniger passiert, werden neben den Kandidaten, die aktiv auf Jobsuche sind, auch die latent Suchenden angesprochen.

Durch meine langjährige Erfahrung im Active Sourcing kann auch vorsichtig behauten, dass auch die Qualität der Kandidaten viel höher ist, sobald ein Unternehmen anfängt diese selbst zu Sourcen. In diesem Sourcing Prozess kommen nachgelagert sehr viele Fragen auf, was nachhaltig den gesamten Recruitingprozess verändert und verbessert.

Durch Active Sourcing lernt der Personalbereich in einem Unternehmen Vertrieb und Marketing. Kandidaten, die aktiv für einen Job angesprochen werden, haben ganz andere Fragen in dem Prozess und Unternehmen werden lernen ihren eigenen USP (Unique Selling Proposition/ Alleinstellungsmerkmal) herauszuarbeiten und das auch gut zu verkaufen.

Einschätzung Kandidatenmarkt: 

05-20% aktiv auf Jobsuche 

30-50% latent Suchende

20-30% passiv Suchende

Im aktiven Kandidatenmarkt erreichen Unternehmen nur genau die Personen, die aktuell auch gerade aktiv suchen. Der größte Vorteil von Active Sourcing liegt genau in der Erreichbarkeit einer viel größeren Zielgruppe. 

Die Zahlen oben sind natürlich nur Schätzungen und schwanken je nach Branche und Jobfeld. ES wird deutlich, dass über Stellenanzeigen nur ein sehr geringer Teil aller geeigneten Profile erreichen kann, weil der größte Teil der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eben gar nicht nach Jobs schaut. 

Abgrenzung Recruiting und Sourcing

Der Recruiter/ die Recruiterin ist in vielen Organisationen eine sehr generalistische Funktion. Häufig liegen Aufgaben wie Recruiting, Administration, Beurteilung, Planung uvm. in dem Aufgabenfeld. Das Thema Talentgewinnung wird bei der Vielzahl an Verantwortungsbereichen auch nur einen oberflächlichen Stellenwert haben. Mehr als Stellenanzeigen schreiben und in Jobportalen veröffentlichen ist da häufig nicht drin. Active Soucing wird nach meiner Erfahrung von vielen Recruitern noch zusätzlich gefordert. In diesem Rollenbild ist eine Person dann für die Gewinnung, Auswahl, Abschluss und Commitment zuständig.

Der Sourcer/ die Sourcerin konzentriert sich auf die Direktansprache und das Marketing über Soziale Netzwerke, Messen und Konferenzen. Neben Sourcer/ Active Sourcing wird auch häufiger von Talent Acquisition gesprochen.

In diesem Rollenbild betreut diese Person tatsächlich nur einen kleinen Teilprozess im Recruiting. Diese Rolle als gesonderte Rolle zu betrachten, macht nach meiner Erfahrung auch viel Sinn. Active Sourcing kostet Zeit und auch Netzwerk muss man aktiv pflegen, um langfristig daraus einen Nutzen zu generieren. Ich verstehe die Rolle des Sourcers/ Talent Aquisation Managers so, dass hier wirklich der Fokus auf dem Erstkontakt liegt und latent suchende Kandidaten identifiziert und für das Unternehmen/ eine konkrete Stelle aktiviert. Dann erfolgt die Übergabe an Recruiting und der Auswahlprozess, indem der Talent Aquisation Manager keine aktive Rolle hat, sondern lediglich am Rand begleitet.

Active Sourcing vs. Performance Recruiting in Social Media

Active Sourcing und Performance Recruiting bzw. Social Media Recruiting finden häufig in Sozialen Netzwerken statt, trotzdem sind es zwei grundverschiedene Methoden zur Gewinnung neuer Mitarbeiter. Ich beschreibe hier den Unterschied zwischen Active Sourcing und Social Media Recruiting.

Unter Active Sourcing versteht man die direkte Ansprache von einzelnen Profilen über diese Netzwerke. Die Art der Kommunikation ist eine sogenannte One-to-One Kommunikation. Eine Person spricht im Auftrag eines Unternehmens eine andere Person über diesen Kommunikationskanal via Testnachricht an.
Unter Social Media Recruiting versteht man eine One-to-Many Kommunikationsform, ein Unternehmen spricht in Form von Bildern oder Videos eine sogenannte Target-Audience an und versucht diese zu konvertieren.

Active Sourcing = One-to-One Kommunikation 
Social Media Recruiting = One-to-Many Kommunikation

Active Sourcing Prozess

Aktive Sourcing ist aktives Recruiting und wird häufig damit beschrieben, dass Unternehmen potenzielle Bewerberinnen und Bewerber in sozialen Netzwerken ansprechen und für offene Positionen gewinnen.

Hinter Active Sourcing steckt aber viel mehr. Ich beschreibe hier aus meiner Perspektive den idealen Prozess. Darüber hinaus beschreibe ich welche handelnden Personen mit welchen Skills benötigt werden.  

Wichtig: Aktive Sourcing findet VOR dem Auswahlprozess statt. Klassisches Recruiting startet ab Punkt 8. die Punkte 1–7 sind „extra Aufwand“ durch Active Sourcing.

Mein Empfohlenes Vorgehen für ein Active Sourcing Projekt

• Briefing zur offenen Vakanz
• Research/ Sondierung im Markt
• Debriefing und Empfehlung zum Vorgehen im Prozess
• Suche und Besprechung von Kandidaten
• Ansprache von Kandidaten
• Erstgespräch mit Kandidaten
• Erstgespräch mit Fachbereich
• Start des Auswahlprozesses

1. Briefing zur offenen Vakanz

Jedes Active Sourcing Projekt sollte mit einem ausführlichen Briefing beginnen. In diesem Briefing beschreibt der Fachbereich (Hiring Manager) wer gesucht wird, welche Aufgaben es gibt und welche Erfahrungen die Person mitbringen sollte. 

Je genauer der Fachbereich formulieren kann, welcher Skill gesucht wird, wo dieser zu finden ist und welches die Wechselmotivation sein könnte, desto besser und erfolgreicher funktioniert Active Sourcing. In diesem Briefing wird auch der Auswahlprozess definiert.

Active Sourcing bekommt durch diesen Austausch ein Verständnis von der Problemstellung des Fachbereiches und dem Umfeld, in dem eine – oder mehrere Personen gesucht werden. 

Häufig gibt es Vorfeld schon eine Stellenanzeige mit der Beschreibung der Aufgaben der gesuchten Person. Eine Person, die sich für diese Stelle interessiert, wird aktuell jedoch vermutlich einen andren Job machen, weil Menschen ja an einer beruflichen Entwicklung interessiert sind.

Wenn in der Stellenanzeige ein Senior gesucht wird, macht es im Active Sourcing häufig keinen großen Sinn auch nach einem Senior in einer vergleichbaren Funktion zu suchen, sondern vielmehr nach einer Person, die sich im nächsten Karriereschritt in diese Position entwickeln möchte.

2. Research/ Sondierung im Markt

Wie viele Profile gibt es im Markt? Bei welchen Wettbewerbern arbeiten diese Personen? Welche Benefits haben diese dort? Wie passt das mit meinem Angebot? Bevor die eigentliche Suche beginnt, verschaffe ich mir einen Überblick über den Markt.

Je nach Standort und Konkurrenzsituation ist ein anderes Vorgehen nötig. In dieser Phase versuche ich zu verstehen, wie Karrierewege in dem Bereich aussehen und welche Angebote für welchen Karriereschritt interessant sind.

Bei LinkedIn gibt es in der Suche dazu eine Funktion, die im ersten Schritt sehr hilfreich ist. Die Suchübersicht filtert die Ergebnisse und gibt an, für welche Organisationen meine Zielgruppe gerade arbeitet und wofür diese früher gearbeitet hat. Allein diese Aussage kann schon sehr hilfreich bei der Kommunikation der Erwartungshaltung sein.

Hier eine sehr allgemeine Suche nach der Position „Anwalt:in“.

3. Debriefing und Empfehlung zum Vorgehen im Prozess

Das Feedback und die Richtung mit dem Fachbereich/ Hiring Manager abzustimmen, ist für ein erfolgreiches Projekt extrem wichtig. Wir müssen uns immer klarmachen, dass es im Grunde nur um EINE Person geht, die wir suchen. In diesem Abgleich helfen die Erkenntnisse aus dem Marktresearch auch Erwartungshaltung mit dem Fachbereich abzustimmen. Gibt es die Talente, die sich der Bereich für die Lösungen seiner Probleme wünscht? Können wir die passende Angebote aussprechen?

Hier sind auch die Empfehlungen aus den Erfahrungen im Active Sourcing wichtig, auf dessen Basis z.B. der Auswahlprozess festgelegt werden sollte. Was der Fachbereich unbedingt verstehen muss: In diesem Prozess gibt es keine Bewerber, sondern Kandidaten, eine gute Candidate Experience sollte als oberstes Ziel verabredet werden.

4. Suche und Besprechung von Kandidaten

Mithilfe von passenden Keywords wird nun versucht, entsprechende Profile im Markt zu identifizieren. Hier kommen häufig Boolesche Operatoren zum Einsatz, um entsprechende Keywords zu verbinden (Beispiel: Java AND Spring), zu erweitern (Beispiel Java OR PHP) oder bestimmte Dinge auszuschließen (Beispiel Java NOT PHP). Darüber hinaus bieten sowohl der XING Talentmanager als auch der LinkedIn Recruiter sehr viele Möglichkeiten eine Suche zu filtern.

Um zu verstehen, ob Sourcing und Fachbereich die gleichen Vorstellungen von den Profilen haben, empfiehlt sich zumindest am Anfang auch über gefundene Profile zu sprechen. In der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Suche mit dem LinkedIn Recruiter gehe ich auf das Thema Active Sourcing speziell mit Fokus auf die Suche ganz detailliert dein.

5. Ansprache von Kandidaten

Bei der Ansprache von Kandidaten gilt es, die Nachricht zielgruppengerecht aufzubereiten. Profile mit begehrten Kompetenzen (z.B. Softwareentwicklung) bekommen teilweise mehrere Nachrichten in der Woche. Organisationen müssen sich hier die Frage stellen, welche Nachricht sich von anderen abheben kann.

Weiterhin führt eine gewisse Hartnäckigkeit oft zum Erfolg. Organisationen sollten sich genauer überlegen, mit wem sie wirklich sprechen möchten und diese Person im Zweifel auch mehrfach via Nachricht ansprechen, um der Gesprächsabsicht wirklich ernsthaft vermitteln zu können.

Mein Tipp: Eine kurze und authentische Nachricht funktioniert viel besser als ein langer, komplizierter Text. Es geht nicht darum ein Stellenangebot zu verschicken, das kann sich die Person auch auf den gängigen Jobbörsen anschauen. Hier ist Kreativität gefragt. Die Zielgruppe liest die Nachricht vermutlich auf einem mobilen Endgerät, diese so zu formulieren wie eine kurze SMS ist zielführender. 

6. Erstgespräch mit Kandidaten

In dem ersten Telefonat geht es darum, kurz zu berichten, was der Mehrwert der Organisation/ Organisationseinheit ist. Im Idealfall wurde hierfür ein Elevator Pitch formuliert, der dem Talent kurz und prägnant erklärt, um was es geht. 

Danach steht der Kandidat/ die Kandidatin im Mittelpunkt. Als groben Gesprächsleitfaden empfehle ich kurz auf das, was die Person gemacht/ gelernt hat einzugehen und dann den Fokus auf das zu legen, was die Person damit in Zukunft machen möchte. Das hier ist das Wichtigste im Gespräch. Hier erfährt der Recruiter/ die Recruiterin sehr viel über die Motivation. Diese Informationen sollen genutzt werden, um abzuklären, ob ein weiteres Gespräch zu der Position passen.

Gesprächsaufbau Active Sourcing

1. Vorstellung der Organisation (Elevator Pitch)
2. Vorstellung Talent (Erfahrungen, Skills, Learings und Motivation)
3. Passen die Themen zusammen und findet ein Folgegespräch statt?

7. Erstgespräch mit Fachbereich

Das Erstgespräch mit dem Fachbereich dient als erstes informelles fachliches Kennenlernen. Da wir es im Active Sourcing mit latent suchenden Kandidaten zu tun haben, ist in diesem Prozessschritt eine authentische Vermarktung und Vorstellung des Arbeitsumfeldes genauso wichtig, wie das gegenseitige Kennenlernen der Personen. Ziel ist es, ein Commitment für den Auswahlprozess zu erzeugen.

Dieser Prozessschritt ist vergleichbar mit einem ersten Kennenlernen und findet häufig virtuell statt. Inhaltlich sollte danach auch ein Ausblick über einen möglichen Auswahlprozess zu der Stelle skizziert werden. Das hilft dem Talent, besser verstehen worum es geht und ob das Thema inhaltlich spannend genug ist und die bisher gesammelten Skills des Kandidaten helfen hier bestmögliche Arbeit zu leisten.

8. Start des Auswahlprozesses

An diesem Schritt beginnt die Personalauswahl, denn wir haben durch die Arbeit in den vorherigen Prozessschritten hoffentlich überzeugen und begeistern können, damit wir nun in dem Auswahlprozess noch besser beurteilen können, ob die offene Vakanz, die passende für den Kandidaten ist. Neben der Schnelligkeit im Prozess ist hier auch eine transparente Kommunikation und schnelles Feedback sehr wertvoll, um den passenden Kandidaten am Ende auch einzustellen.

Active Sourcing KPIs

XING und LinkedIn liefern beide Statistiken und Kennzahlen über die Aktivitäten im Active Sourcing. Das Messen, Monitoren und Optimieren der eigenen Aktivitäten gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Active Sourcing. Kennzahlen sollten dabei erhoben werden um die eigene Arbeit zu verbessern und die Erwartbarkeit in Recrutierungsprozessen zu prognostizieren.

• Summe der Einstellungen über Active Sourcing
• Anteil der Einstellungen über Actice Sourcing
• Conversion Rate/ Responserate in Sozialen Netzwerken je Ansprache
• Qualität der Einstellungen
• Time- to-Hire
• Cost-per-Hire

Tipps für eine effiziente Active Sourcing Strategie

1. Unternehmen kennen den Unterschied zwischen Recruiter und Sourcer: Recruiting und Sourcing sind zwei verschiedene Tätigkeiten, das müssen Unternehmen erkennen und entsprechend danach arbeiten.
2. Personelle Kapazitäten schaffen: Active Sourcing kann effektiv bei der Besetzung offener Stellen helfen und auch die Besten Talente für dein Unternehmen gewinnen. Das klappt nicht ohne Zeit und Ressourcen.
3. Es gibt eine Sourcing Strategie: Die Mehrheit der Unternehmen die heute (2022) Active Sourcing betreiben haben keine eigene Active Sourcing Strategie. Es gibt keine klaren Ziele und auch keine Guidelines nach denen ein Unternehmen über diesen Kanal am Markt auftreten möchte.
4. Die Anforderungen der Stellenanzeigen sind allen bekannt: In Unternehmen gibt es häufig eine Wunschvorstellung einer Besetzung und eine realistische Vorstellung einer Besetzung. Im Vorfeld einer Suche sollten alle Beteiligten die Aufgaben, Profil und Benefits aus Kandidatenperspektive bewusst machen und ein USP (Alleinstellungsmerkmal) ausarbeiten.
5. Ein guter Search baut immer auf die Arbeit vorher auf: Bevor es losgeht prüfe bitte die bisherigen Kandidaten in deinem Netzwerk. Das Netzwerk und die langfristigen Beziehungen sind das, was Active Sourcing noch erfolgreicher machen kann.
6. Etabliere und pflege eine Sourcing Pipeline: Suche nicht nur für deine aktuellen, sondern auch für zukünftige Vakanzen. Die Suche nach passenden Kandidaten fängt nicht mit einer offenen Vakanz an. Sourcing ist Kandidatenbezogen und wenn ein spannender Kandidat gefunden ist, kann dafür auch eine Stelle gebaut werden. Active Sourcing funktioniert am Besten immer Kandidatenbezogen!
7. Einfach Anfangen! Im Kontakt mit Kandidaten kannst du viel über dich und deine Stelle lernen.
8. Nutze verschiedene Quellen für die Suche und die Ansprache von Kandidaten
9. Nutze Sourcing-Kennzahlen (KPIs) um dich permanent zu verbessern. Rückmeldequoten, Ansprachen usw. können alles ausgewertet werden. Eine Conversionrate hilft z.B. dein Vorgehen zu nachzuhalten und auch zu hinterfragen.
10. Monitoring von Kandidatenbedürfnissen: Was funktioniert am Markt und was möchten Kandidaten wirklich? Wieviel Geld verdienen Menschen in welchen Organisationen? Wo findet eine gute Ausbildung statt? Wo arbeiten Entwickler*innen agil? Der Zugang zum Markt und den Bedürfnissen potentieller Kandidaten sollte nachhaltig genutzt werden um deine Aktivitäten darauf anzupassen was sich Kandidaten wünschen.
11. Versenden individueller Nachrichten: Eine individuelle Ansprache von Talenten ist extrem wichtig für den langfristigen und nachhaltigen Erfolg. Du bekommst auch bestimmt Antworten aus standardisierte Ansprachen, aber die besten Talente gewinnst du dadurch nicht.

Vorteile von Active Sourcing

• Zugang um Kandidatenmarkt und latent suchenden- und passiven Talenten
• Direkter Austausch mit der Zielgruppe und der Möglichkeit auf Feedback aus Kandidatensicht
• Schnellere Besetzung von offenen Vakanzen/ Reduzierung der Time-to-Hire
• Langfristig eine schnellere Reaktion Engpässe durch das Netzwerk und den Talentpool
• Kostengünstiger als Personalvermittlung/ Headhunting

Risiken und Nachteile von Active Sourcing

Immer häufiger sind Kandidaten genervt von der Ansprache via XING und LinkedIn. Besonders umkämpfte Zielgruppen wie Softwareentwickler kommen häufig mehrere Nachrichten in der Woche. Besonders Personalvermittlungen schreiben häufig ohne großen Research Personen nur aufgrund eines Keywords in dem Profil an. Hier eine Nachricht die ich bekommen habe:

Insgesamt ist häufig neben einem fehlenden Fachlichem Bezug z.B, ein fehlender regionaler Bezug ein Grund warum Nachrichten im Active Sourcing nicht gut bei der Zielgruppe ankommen. Dieses Risiko kann vermieden werden, indem die Person die im Sourcing einen guten Research macht und idealerweise die Profile auch fachliche beurteilen kann.

Weitere Nachteile von Active Sourcing:

• Active Sourcing braucht viel Zeit und kann falsch angewendet viel Kapazität mit wenig Output und vielleicht sogar noch einer schlechten Reputation bedeuten.
• Der Zugriff auf die Tools von XING und LinkedIn ist sehr teuer.

Links und Studien zum Thema Active Sourcing

Ifo Institut im Auftrag von Randstad Deutschland Q1 2022

Das ifo Institut befragt quartalsweise über 1000 deutsche Personalleiterinnen. In dieser Studie gibt es immer aktuelle Schwerpunktthemen, im Q1 2022 gab es eine Sonderbefragung zum Thema Recruiting und Active Sourcing.

In dieser Studie wird deutlich, dass klassisches Recruiting in vielen Unternehmen noch sehr dominant ist und laut dieser Studie in einem Drittel der befragten Unternehmen noch keine Anwendung findet. Allgemein nutzen Unternehmen laut dieser Studie noch kaum bis gar kein Social Media zur Gewinnung neuer Mitarbeitende.

Links zu der Studie (Letzte Aktualisierung Q4 2022)

• 1 Quartal 2022: Randstad-ifo Personalleiterbefragung

Recruiting Trends Universität Bamberg

Das Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universität Bamberg und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg veröffentlichen seit 2010 regelmäßig eine empirische Befragung im Auftrag der Monster Wordwide Deutschland GmbH.

Die Themenschwerpunkte dieser Studienreihe sind „Recruiting Trends“ unteranderem mit einem Themenschwerpunkt auf das Thema „Social Recruiting & Active Sourcing„.

Für die Durchführung der Studie ein siebenseitiger Fragebogen
entwickelt. Laut den Autoren versuchte dann ein Team aus sechs Telefonisten/-innen Kontakt mit 1.300 Unternehmen aufzubauen, welche nach ausdrücklicher Einwilligung deinen Fragebogen per E-Mail geschickt bekommen haben. Insgesamt haben 127 der „Top 1000 Unternehmen“ (Rücklaufquote 12,7%) und 32 Teilnehmerinnen aus den Top 300 IT Unternehmen an der Studie teilgenommen.

Links zu den Studien von 2016 bis 2020 (Letzte Aktualisierung Q4 2022):

• Social Recruiting und Active Sourcing 2020
• Social Recruiting und Active Sourcing 2019
• Social Recruiting und Active Sourcing 2018
• Social Recruiting und Active Sourcing 2017
• Social Recruiting und Active Sourcing 2016

FAQs im Active Sourcing

An diesen Themen arbeite ich gerade:

• Active Sourcing Anbieter
• Budget im Active Sourcing
• Team und Recruiting Abteilung
• Ziele Active Sourcing
• Active Sourcing Bedeutung
• Active Sourcing auf Messen
• Active Sourcing vs. Passive Sourcing
• Active Sourcing als Unternehmen
• Active Sourcing vs Headhunting
• Active Sourcing Bachelorarbeit
• Active Sourcing Bücher