Recruiting Kennzahlen für ein erfolgreiches Recruiting

Kennzahlen – Key Performance Indicators (kurz KPIs) werden im Recruiting und Talent Acquisition immer wichtiger. Durch Karriereseiten, Tracking und moderne Bewerbermanagementsysteme (engl. Application Tracking System kurz: ATS) wird es für Unternehmen möglich viele verschiedene Kennzahlen zu erheben und anhand dieser Kennzahlen datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Durch datenbasierte Entscheidungen können Themen viel besser erklärt und gerechtfertigt werden. Ob es jetzt um neue Einstellungen, die Vermarktung von Stellenanzeigen oder die neue Employer Branding Kampagne geht. Für das C-Level von Unternehmen ist es wichtig Maßnahmen messbar zu machen.

Ich erkläre auf dieser Seite meine Erfahrungen mit dem Thema Recruiting Kennzahlen und beschreibe alles was in dem Zusammenhang wichtig ist.


Wenn das Recruiting und Talent Acquisition datenbasiert werden soll, können Organisationen immer direkt anfangen, sich nach und nach eine umfangreiche Datenbasis aufbauen und anfangen Prozesse anhand messbarer Kennzahlen zu optimieren. Als Grundlage für die Betrachtung von KPIs empfehle ich den Employee Life Cycle.

Springe direkt zu

Definition Recruiting Kennzahlen:

Was sind Recruiting KPIs

In der Betriebswirtschaft gibt es so Kennzahlen, die zeigen, wie gut ein Unternehmen seine Ziele erreicht oder wichtige Faktoren für den Erfolg erfüllt. Solche Kennzahlen nennt man Key-Performance-Indicators (KPI).

KPIs sind also Kennzahlen, die für bestimmte Dimensionen in Unternehmen stehen. Oft dienen sie zum Reporting an die Geschäftsführung, oder auch um langfristig bestimmte Bereiche zu optimieren.

Dabei werden einzelne Bereiche wie z.B. Zeit, Kosten, Impressionen, Views, Klicks Bewerbungen gemessen. Im Recruitingprozess können das z.B. Cost per Hire, Time to Hire oder Cost of Vacancy sein.

Richtig sinnvoll ist es sich für das Thema wöchentlich/ monatlich Zeit zu nehmen, weil alle diese Kennzahlen dann wertvoll werden, wenn man die zeitliche Entwicklung innerhalb des eigenen Unternehmens anschauen und vergleichen kann.

Bei der Identifizierung der Arbeitsschritte sollen Unternehen festlegen, in welchen Dimensionen gemessen werden soll. Daher sind zunächst strukturelle Überlegungen wichtig.  Darunter fallen z.B. Aspekte um den Fortschritt und die Leistung von einzelnen Arbeitsschritten zu beurteilen oder auch Kosten oder Zeiten zu optimieren und langfristig die besten Personalentscheidungen zu treffen.

Diese Überlegungen bilden die Grundlage für die Definition der KPIs. Unternehmen sollten bei der Beurteilung von Recruiting Kennzahlen darauf achten welche Zusammenhänge sich aus den Daten erkennen lassen, da sie wichtige Abhängigkeiten in den Prozessen aufdecken können.

Das größte Problem bei der Implementierung von Kennzahlen ist aus meiner Erfahrung die Datenbasis. Hier sollen Unternehmen genau hinschauen wie Daten erhoben werden, damit gewährleistet werden kann, dass auch die richtigen Rückschlüsse gezogen werden können.


Warum sind Kennzahlen Recruiting wichtig?

Bauchgefühl vs. Kennzahlen im Recruiting

Recruiting hat in vielen Organisationen immer noch sehr viel mit Bachgefühl zutun. Das beginnt bei der Gestaltung der Karriereseite oder Stellenanzeige bis zu der Auswahl von Personal.

Innerhalb von Organisationen gibt es häufig unterschiedliche Meinungen darüber, welches die beste Recruting-Strategie ist. Daten helfen alle Aktivitäten zu messen und zu optimieren, darüber hinaus geben Kennzahlen in vielen Unternehmen auch eine Legitimation gegenüber Fachbereichen, dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung.

Ich bin der Überzeugung Recruiting muss datenbasiert werden. Wenn sich Themen weiterentwickeln sollen, müssen diese zuerst messbar werden. Nachdem ich jetzt noch etwas über die Erfassung und Verarbeitung von Kennzahlen im Recruiting schreibe gibt es danach detaillierte Übersichten zu den verschiedenen Dimensionen und ihren Kennzahlen, die dabei helfen Schwachstellen in identifizieren um effizienter und kostengünstiger Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Welche Kennzahlen sind relevant

Wie können Unternehmen die richtigen Kennzahlen auswählen?

Gerade wenn Unternehmen anfangen sich mit dem Thema Kennzahlen zu beschäftigen stellt sich häufig die Frage welche der zahlreichen Kennzahlen die richtigen für die aktuellen Herausforderungen und Ziele des sind. Diese Frage kann anhand einiger Kriterien eingeschränkt werden.

Daher hier wichtige Fragen zur Beurteilung inwieweit eine Kennzahl hilfreich ist:

Relevanz:Ist die Kennzahl wichtig für die Zielerreichung des Unternehmens und was sagt diese über den Erfolg der Arbeit im Recruiting aus?
Zielgruppe:Für welche Zielgruppe ist diese Kennzahl wichtig. Handelt es sich um ein Reporting an die Geschäftsführung oder C-Level, oder soll mithilfe der Kennzahl die eigene Arbeit optimiert werden?
Erfassbarkeit:Welche Kennzahlen sind mit dem aktuellen Setup erfassbar und wie ist die Qualität der Datenbasis. Gibt es Zahlen von Anbietern, welche bei der Vermarktung helfen? Werden Daten auf der Karriereseite mithilfe von Analytics (z.B. Google Analytics) erfasst und sind ggf. sogar Zielvorhaben eingestellt?
Gibt es ein Bewerbermanagementsystem welche Kennzahlen erhebt und zur Verfügung stellt? Gibt es Kennzahlen zum Thema Onboarding, oder Fluktuation die helfen können die Aktivitäten im Recruiting zu beurteilen?
Benchmark:Gibt es Vergleichswerte in der Branche des Unternehmens?

Es ist sehr wichtig zu verstehen, dass je nach Unternehmen, Branche oder Job unterschiedliche Ziele und Anforderungen gelten. Die Überlegungen im Vorfeld können also das Fundament einer nachhaltigen KPI Strategie sein. Ich empfehle daher sich bereits hier entsprechende Gedanken zu machen um in die richtigen Themen zu investieren.

Wie verbreitet ist die Nutzung von Recruiting Kennzahlen?

Die Nutzung von Recruiting-Kennzahlen variiert je nach Unternehmen und Branche. In den letzten Jahren hat sich jedoch ein verstärktes Interesse an der Verwendung von Kennzahlen im Recruiting entwickelt. Viele Unternehmen erkennen den Wert von Daten und Metriken, um den Erfolg ihrer Personalbeschaffung zu messen und ihre Rekrutierungsstrategien zu verbessern.

Große Unternehmen und Organisationen mit umfangreichen Personalabteilungen haben in der Regel fortgeschrittene Systeme zur Erfassung und Analyse von Recruiting-Kennzahlen implementiert. Sie nutzen diese Daten, um die Effektivität ihrer Rekrutierungsbemühungen zu bewerten, Kosten zu kontrollieren, den Zeitaufwand für Einstellungen zu reduzieren und die Qualität der eingestellten Kandidaten zu verbessern.

In kleineren Unternehmen und Start-ups ist die Nutzung von Recruiting-Kennzahlen oft noch nicht so weit verbreitet. Oft liegt dies an begrenzten Ressourcen und der Priorisierung anderer Geschäftsbereiche. Dennoch erkennen auch viele kleinere Unternehmen zunehmend den Nutzen von Datenanalyse im Recruiting und bemühen sich, relevante Kennzahlen zu erfassen.

Es gibt eine Reihe von Studien und Umfragen, die sich mit der Nutzung von Kennzahlen im Recruiting beschäftigen. Diese Studien bieten Einblicke in den aktuellen Stand der Nutzung von Recruiting-Kennzahlen sowie Trends und Best Practices in diesem Bereich.

Beispiele für Studien zur Nutzung von Recruiting Kennzahlen:

Aufbau von Recruiting Kennzahlen

Für den Aufbau von Recruiting Kennzahlen empfehle ich als Grundlage das Employee Life Cycle Modell. Anhand er verschiedenen Phasen lässt sich gut eine ganzheitliche KPI Strategie aufbauen. Um das Thema mit Fokus auf Recruiting zu gestalten habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, die Candidate Journey mit den Phasen Awareness, Consideration, Application, Evaluation, Hire und Start einzubeziehen. Die Candidate Journey habe ich aus dem Marketing adaptiert, wo diese als Costumer Journey den Kaufprozess eines Kunden beschreibt.

Recruiting Kennzahlen

Es gibt sicherlich noch viele weitere Möglichkeiten Kennzahlen innerhalb von Recruiting zu etablieren. Diese Grafik kann als einfaches Beispiel verstanden werden und soll helfen, das richtige Fundament zu bauen, um sinnvoll, effizient und nachhaltig mit den richtigen Kennzahlen das Recruiting auf eine neue Ebene zu heben.

Die 9 wichtigsten Kennzahlen im Recruiting

Wenn Unternehmen anfangen sich mit dem Thema KPIs und Kennzahlen zu beschäftigen ist es oft hilfreich erstmal mit den wichtigsten KPIs anzufangen. Ich habe hier eine Übersicht der relevantesten Kennzahlen im Recruiting und er Vermarktung von Jobs.

Time to HireTime to Hire beschreibt die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Eine effiziente Time to Hire ist entscheidend, um Kosten zu senken und qualifizierte Bewerber nicht zu verlieren.
Time to InterviewTime to Interview beschreibt den Zeitrahmen vom Bewerbungseingang bis zum Interviewtermin. Eine effiziente Time to Interview ist entscheidend, um Kandidatenengpässe zu vermeiden und den Auswahlprozess zu beschleunigen.
Cost of VacancyCost of Vacancy bezeichnet die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen. Eine hohe Cost of Vacancy resultiert aus Produktivitätsverlusten, Überlastung bestehender Mitarbeiter und entgangenen Geschäftschancen.
Cost per ApplicantCost per Applicant beschreibt die finanziellen Aufwendungen pro Bewerber im Einstellungsprozess. Dies umfasst Anzeigenkosten, Personalressourcen und andere Ausgaben.
Offer RateOffer Rate bezieht sich auf das Verhältnis von ausgesprochenen Jobangeboten zu insgesamt bewerteten Kandidaten. Eine hohe Offer Rate zeigt eine effektive Kandidatenauswahl und ein erfolgreiches Recruiting an.
Offer Acceptance RateOffer Acceptance Rate bezeichnet das Verhältnis der akzeptierten Jobangebote zu den insgesamt ausgesprochenen Angeboten. Eine hohe Offer Acceptance Rate deutet auf eine erfolgreiche Anwerbung von Kandidaten hin.
Fluktuationsrate Die Fluktuationsrate bezeichnet das Maß für die Anzahl der Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, im Verhältnis zur Gesamtzahl der Beschäftigten. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme wie Unzufriedenheit, mangelnde Mitarbeiterbindung oder unzureichende Entwicklungsmöglichkeiten hinweisen.
Channel EffectivenessChannel Effectiveness bezieht sich auf die Wirksamkeit der verschiedenen Rekrutierungskanäle bei der Gewinnung qualifizierter Bewerber. Durch die Analyse und Bewertung der Leistung jedes Kanals können Sie feststellen, welche Kanäle die besten Ergebnisse liefern.
Quality of HireQuality of Hire beschreibt die Bewertung der Leistung und des Erfolgs von neu eingestellten Mitarbeitern in Bezug auf ihre Kompetenzen, Produktivität und Kulturelle Passung. Eine hohe Quality of Hire zeigt an, dass die richtigen Kandidaten ausgewählt wurden, die zur Zielerreichung und zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beitragen.
Cost per HireCost per Hire bezeichnet die Gesamtkosten, die ein Unternehmen für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aufwendet. Dies umfasst Ausgaben für Stellenanzeigen, Recruiting-Plattformen, Bewerbungsverfahren, Interviews, Hintergrundüberprüfungen und andere damit verbundene Kosten.

Recruiting Kennzahlen für den Recruitingprozess

Unternehmen arbeiten im Recruiting mit verschiedenen Bewerbermanagementsystemen (engl. ATS; Application Tracking System) diese Messen zum Teil automatisiert verschiedene Kennzahlen. Viele verwenden darüberhinaus noch eine Excel Tabelle um diese Zahlen in Relation zueinander zu setzen.

Hier gibt es die wichtigsten KPIs für das Recruiting, also von der Bewerbung bis zur Einstellung.

Recruiting Kennzahlen für die Karriereseite

Kennzahlen auf der Karriereseite helfen Unternehmen zahlen zu erheben und z.B. Marketingkanäle zu optimieren. Auf der Karriereseite sehen Unternehmen z.B. über Google Analytics welche Quellen ein Unser hat, also zu sehen über welche Drittplattform ein potentieller Kandidat auf die Karriereseite gekommen ist. Es gibt noch weitere Kennzahlen um die Karriereseite zu optimieren, hier eine Liste der wichtigsten:

Social Media & Active Sourcing Kennzahlen

Social Media spielt im Recruiting heute schon eine sehr wichtige Rolle. Ob für Social Media Kampagnen auf Instagram, oder Active Sourcing auf LinkdeIn. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen um Daten auf diesen Netzwerken zu messen.


Recruiting Kennzahlen für Fortgeschrittene

Wenn die wichtigsten Kennzahlen erhoben sind geht es an die Königsdisziplin. Hier sind die Kennzahlen für Fortgeschrittene, die häufig aus einer Kombination von Standart KPIs errechnet werden können.


Recruiting Kennzahlen zur Optimierung der Zeit im Recruiting

Die Zeit, also die Schnelligkeit spielt im Recuiting eine extrem wichtige Rolle. Über einen schnellen Prozess können Kandidaten davon überzeugt werden ein Angebot anzunehmen. Mit dem Messen dieser Kennzahlen lässt sich das Thema Zeit im Prozess besser verstehen und optimieren, weil dadurch die langsamen Prozessabschnitte sichtbar werden können.


Recruiting Kennzahlen zur Optimierung der Kosten

Kosten und die Optimierung von Kosten sind alltäglich im Recruiting. Es wird immer teurer Stellenanzeigen zu schalten, die externen und internen Kosten im Recruiting zu kennen und zu optimieren hier einige Kennzahlen die dabei helfen.

Employer Branding KPIs

Wenn man nach Employer Branding googelt, findet man schnell viele Recruiting KPIs.

Ich finde jedoch, dass Employer Branding sich auf die Strategien und Maßnahmen, mit denen Unternehmen eine starke Arbeitgebermarke aufbauen und pflegen. Es umfasst die Schaffung eines positiven Images und einer attraktiven Identität, um talentierte Mitarbeiter anzuziehen und zu binden.

Durch eine überzeugende Arbeitgebermarke können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, qualifizierte Bewerber gewinnen und die Mitarbeiterbindung verbessern. Es erfordert kontinuierliche Anstrengungen, um die Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten zu optimieren und sie gezielt zu kommunizieren. Das Employer Branding trägt zur langfristigen Leistungsfähigkeit und dem Erfolg eines Unternehmens bei.

Daher empfehle ich, für Employer Branding z.B. die Nutzer der Karriereseite, Impression oder auch das Ranking bei Kununu oder Glassdoor in den Fokus zu setzen.

Voraussetzungen für Recruiting mit Kennzahlen

Viele Organisationen haben keinen ausreichenden Überblick zu den Kosten unter Zeit im Recruiting. Es gibt aber quasi fast keine Voraussetzungen die im Vorfeld erfüllt sein müssen. Wer Recruiting betreibt, kann auch KPIs erheben.

Ziel von Kennzahlen sollte nicht nur ein Reporting über die Aktivitäten sein, sondern vielmehr dabei helfen die Aktivitäten im Recruiting und Marketing messbar zu machen um diese so langfristig zu optimieren. Ich kenne kaum ein Unternehmen welches wirklich konsequent diese Kennzahlen erhebt und die eigenen Aktivitäten sowohl gegenüber dem Business legitimieren kann, als auch permanent zu optimieren.

Data Driven Recruitment ist auch heute leider kein Standard!!

Die wichtigsten Voraussetzungen, um erfolgreich mit Recruiting Kennzahlen zu arbeiten:

Klare Ziele:
Definieren Sie klare Rekrutierungsziele, die mit den Unternehmenszielen und langfristigen strategischen Plänen übereinstimmen. Dadurch können Sie relevante Kennzahlen identifizieren, die zur Bewertung des Erfolgs beitragen.
DatenverfügbarkeitStellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Daten verfügen, um aussagekräftige Kennzahlen zu generieren. Implementieren Sie ein geeignetes Bewerber-Tracking-System (ATS) und andere HR-Tools, um die erforderlichen Daten für das Recruiting zu sammeln und zu analysieren.
Relevante KennzahlenWählen Sie die richtigen Kennzahlen aus, die die wichtigsten Aspekte des Rekrutierungsprozesses abdecken. Dazu gehören beispielsweise Time to Hire, Cost per Hire, Quality of Hire, Source of Hire, und Employee Turnover Rate.
Konsistente MessungStellen Sie sicher, dass die Kennzahlen konsequent und regelmäßig gemessen werden, um Trends und Veränderungen über die Zeit zu erkennen. Implementieren Sie klare Prozesse und Methoden zur Datenerfassung, um genaue und zuverlässige Kennzahlen zu erhalten.
Analyse und HandlungsfähigkeitNutzen Sie die gesammelten Kennzahlen, um den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu analysieren und zu verbessern. Identifizieren Sie Stärken und Schwachstellen, leiten Sie geeignete Maßnahmen ab und setzen Sie diese um, um das Recruiting effektiver und effizienter zu gestalten.

Tipps zum Erheben von KPIs im Recruiting


Vor dem Start steht die Frage warum KPIs? Was wollen Sie erreichen? Die Beantwortung dieser Frage hilft bei der Entscheidung welche Kennzahlen jetzt die passenden sind um die Recruitingprozesse zu überwachen.

Die Menge an Daten und Einstellungsmetriken kann schnell überfordern, daher empfehle ich erstmal mit einigen wenigen Kennzahlen zu beginnen. Wichtig ist auch vor großen Veränderungsprozessen schon anzufangen Dinge messbar zu machen. Mit Hilfe der richtigen KPIs können Organisationen so schnell erkennen, welche Bemühungen erfolgreich sind, welche Bereiche der Personalbeschaffung verbesserungswürdig sind und wie sich das Recruiting insgesamt entwickelt.

Mit diesen Kennzahlen würde ich anfangen:

Alle Kennzahlen können auch durch die Hilfe von Excel in Bezug zueinander gesetzt werden. Auch wenn die Datenbasis für das Recruiting bisher nicht ausreichend ist, kann man immer sofort anfangen.

KPI Strategie erstellen

Bei der Einführung von Key Performance Indicators (KPIs) gibt es keine einheitliche Reihenfolge, da dies von verschiedenen Faktoren wie Unternehmenszielen, Branchenstandards und individuellen Anforderungen abhängt. Dennoch können die folgenden Schritte als allgemeine Richtlinien dienen:

Die Einführung von KPIs erfordert eine strukturierte Herangehensweise, um sicherzustellen, dass die richtigen Metriken ausgewählt und implementiert werden, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Basierend auf bewährten Methoden und meiner Fachkenntnis schlage ich folgende Vorgehensweise vor:

Analyse der UnternehmenszieleZunächst müssen Unternehmen eine klare Vorstellung von den Hauptzielen erhalten. In ersten Gesprächen müssen die jeweiligen geschäftlichen und örtlichen Herausforderungen, strategischen Prioritäten und langfristigen Ziele besprochen werden, um sicherzustellen, dass die KPIs direkt auf diese Ziele ausgerichtet sind.
Identifizierung relevanter KPIsAuf Grundlage der analysierten Unternehmensziele können Unternehmen geeignete KPIs identifizieren, die Ihnen dabei helfen, den Fortschritt und den Erfolg bei der Zielerreichung zu messen. Hierbei sollten verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass Sie ein passendes Set an KPIs entwickeln.
Definition der KPIsDamit die KPIs effektiv sind, müssen sie klar und messbar formuliert werden. An dieser Stelle ist es wichtig, die erforderlichen Metriken zu definieren und sicherstellen, dass sie objektiv, quantifizierbar und relevant für das Recruiting und die jeweiligen Stakeholder sind. Dies ermöglicht eine präzise Überwachung und eine aussagekräftige Auswertung der Performance.
Aufbau der InfrastrukturUm die Daten für die KPIs zu erfassen und zu analysieren, ist es wichtig, eine geeignete Infrastruktur bereitzustellen. Das kann die Implementierung oder Anpassung von Datenbanken, Softwaretools oder anderen Systemen beinhalten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die relevanten Daten effizient erfasst, aggregiert und visualisiert werden können.

Im Bereich Recruiting/ Talent Acquisition spielen meistens Kennzahlen von Anbietern, dem eigenen ATS und der Karriereseite z.B. mithilfe von Google Analytics eine wichtige Rolle.
Implementierung und ÜberwachungNachdem die KPIs definiert und die Infrastruktur aufgebaut wurde, geht es an die Implementierung und Entwicklung eines geeignetes Überwachungssystem, um regelmäßig Daten zu erfassen und den Fortschritt in Bezug auf die KPIs zu verfolgen. Dies ermöglicht Unternehmen eine kontinuierliche Bewertung Ihrer Performance und die Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Schulung und KommunikationEine erfolgreiche KPI-Einführung erfordert die Unterstützung und das Verständnis aller relevanten Mitarbeiter. Unternehmen müssen sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Bedeutung der KPIs verstehen und wissen, wie sie zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen können.

Studien zum Thema Recruiting Kennzahlen

Warum Kennzahlen im Recruiting verwenden?

Recruiting KPIS helfen spezifische Themen zu optimieren. Messen von Kennzahlen hilft dabei die Effektivität im Recruiting zu erhöhen.

Fehlt was?

Ich gebe mir auf dieser Seite große Mühe alles aktuell zu halten und auch alle relevanten Kennzahlen aufzuzählen die für das Recruiting wichtig sind. Wenn du Ergänzungen hast, oder dir etwas auffällt, schreib mir gerne eine E-Mail oder noch besser eine Nachricht auf LinkedIn oder XING. Danke für die Hilfe.